Narzędzia do archiwizacji plików i dzielenia się nimi - cz. 1
W poście opisuję oprogramowanie służące do przechowywania dokumentów online (w sieci), co pozwala na ich wersjonowanie, archiwizację oraz dzielenie się nimi z kolegami (współpracownikami).
Mówi się, że ludzie dzielą się na osoby, które archiwizują swoje dokumenty i takie, którym jeszcze nie zdzarzyła się awaria dysku twardego. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że nie jest to prawda. Większość ludzi nawet po awarii nie archiwizuje swoich danych, mimo dotkliwych zwykle doświadczeń. Dlaczego?
Podstawową przyczyną powodującą, że podejmujemy ryzyko jest jak przypuszczam zwykłe lenistwo:) Każdy przyzna, że dobrze jest mieć kopię bezpieczeństwa swoich danych, ale komu chce się je robić? Na dodatek trzeba o tym pamiętać oraz robić je tak, aby dane można było odtworzyć. Trzeba przechowywać je w sposób uporządkowany, dbać o usuwanie nieaktualnych kopii... Ogólnie, sprawa tworzenia kopii bezpieczeństwa nie jest taka prosta.
O ile dobrze pamiętam w książce Rosalie Maggio ,,Art of organizing everything'' autorka pisała, że podstawową metodą dbania o organizację jest ,,bycie dla siebie dobrym'' (be kind for yourself). Jeżeli utrzymanie porządku nie będzie proste, to nie będziemy go utrzymywać. Tak właśnie jest z kopiami bezpieczeństwa. Jeżeli byłoby je łatwo robić, to wszyscy byśmy je robili. Jaka jest więc moja propozycja?
W świecie, w którym przetwarzanie w chmurze i przechowywanie w niej danych jest tak popularne musiały powstać narzędzia, służące do umieszczania naszych plików na zdalnych serwerach. Wśród nich są m. in. Dropbox, Syncplicity oraz Live Mesh (i na pewno wiele innych, wystarczy poszukać w Google). Wszystkie mają podobną funkcjonalność, opiszę więc tylko jak działa Dropbox, a resztę możecie sobie poszukać.
Dropbox jest narzędziem, które synchronizuje zawartość wybranego katalogu (zwanego też folderem) z naszego dysku z systemem plików serwisu Dropbox. Po zainstalowaniu niewielkiej aplikacji po każdej zmianie zawartości synchronizowanego katalogu (utworzeniu, zmianie lub usunięciu pliku) dane między systemami plików są synchronizowane, zupełnie transparentnie i bez potrzeby ingerencji użytkownika. Po prostu korzystamy z naszych plików jak zwykle, a aplikacja dba, aby były zsynchronizowane. Dzięki temu aktualny plik zawsze jest wykonany w dwóch kopiach.
Gdyby funkcjonalność serwisu ograniczała się do tego, nie byłoby to zbyt pomocne. Oprócz jednak samej synchronizacji wykonywane są ,,kopie'' pliku, pozwalające przywrócić jego poprzednią wersję. Dzięki temu przypadkowo usunięty, nadpisany lub też zmieniony plik możemy przywrócić do dowolnej, poprzedniej wersji. Możliwość ta czyni Dropbox naprawdę użytecznym narzędziem.
Kolejną bardzo praktyczną rzeczą jest to, że narzędzie to umożliwia synchronizowanie katalogów na więcej niż jednym komputerze/systemie. Dzięki temu możemy mieć dostęp do naszych plików w zasadzie z dowolnego miejsca (dostępne są klienckie aplikacje dla systemów Windows, Linux i Mac OS X, a także dla Androida), możemy też zawsze skorzystać z dostępu przez przeglądarkę.
Ostatnią interesującą i praktyczną możliwością jest współdzielenie katalogów między użytkownikami: możemy wraz z współpracownikami lub ze znajomymi mieć wspólny katalog, w którym pliki będą zawsze zsynchronizowane. Dzięki temu dokumenty, do których wszyscy powinni mieć dostęp możemy trzymać w jednym miejscu, edytować je, sprawdzać kto je modyfikował, przywrócić ich wersję itd. Jest to naprawdę praktyczne. Można także folder uczynić publicznym, umożliwiając dostęp (odczyt) do niego każdemu użytkownikowi internetu, znającemu adres URL folderu.
Na koniec kilka uwag dotyczących funkcjonalności i ograniczeń narzędzia (przy czym między różnymi alternatywnymi narzędziami mogą być tu różnice):
- Standardowo bezpłatnie możemy korzystać z synchronizacji 2Gb danych, a za opłatą możemy w zasadzie dowolnie powiększyć przestrzeń dyskową.
- Dane przechowywane i przesyłane są w postaci zaszyfrowanej, więc obawa o ich wyciek nie powinna być wielka (o ile serwis jest uczciwy:) ).
- Synchronizacja wymaga pewnego transferu danych (w teorii przynajmniej takiego, jak różnica w wielkości między starą a nową wersją pliku, a w praktyce - większego), co może być pewnym ograniczeniem przy korzystaniu z mobilnego dostępu Internetu.
- Synchronizacja wymaga dostępu do Internetu (oczywiście), co czasem może być ograniczeniem.
- Współdzieląc katalogi z innymi użytkownikami dbajmy o to, aby nie wrzucać tam zbyt wiele, gdyż przykładowo wrzucenie 100Mb do katalogu dzielonego zmniejsza wszystkim użytkownikom dostępne miejsce o 100Mb, a dzielony katalog może nie być jedynym, z którego korzystają.