Strona główna › Blogi › Blog użytkownika Maciek Wróbel ›

Publiczne prezentacje - przygotowanie

Maciek Wróbel, pon., 2011-02-14 23:23

Przygotowanie

Proces przygotowania prezentacji składa się z kilku części: przygotowania wystąpienia, wyboru prezentowanej treści, przygotowania materiałów, sprzętu i sali oraz powinniśmy uwzględnić czas wystąpienia.

Przygotowanie wystąpienia

Jeżeli przeczytasz jeszcze tylko jedno zdanie o przygotowywaniu prezentacji, to uważam że powinno być to:
Wystąpienie jest dla słuchaczy.
W dzisiejszym zwariowanym świecie czas jest dla wielu najcenniejszy i wiecznie go brakuje. Dlatego też każde wystąpienie, by spotkać się z dobrym odbiorem musi dawać coś słuchaczom. Do wystąpienia musimy solidnie się przygotować uwzględniając oczekiwania słuchaczy. Niezależnie od tego, jak dobrze przygotujemy materiały pomocnicze, i jak pięknie je zaprezentujemy, wystąpienie nie będzie udane, jeżeli nie będziemy mieli słuchaczom nic do zaoferowania. Przygotowując się warto uświadomić sobie trzy pytania, które każdy ze słuchaczy (świadomie lub nieświadomie) sobie zadaje:
  1. Dlaczego tu jestem?
  2. Co stąd wyniosę?
  3. Dlaczego akurat Ty masz mnie czegoś uczyć?
Prezentacja, aby być dobrze odebrana, musi dawać słuchaczom odpowiedzi na każde z tych pytań.

Dlaczego tu jestem?

Smutną rzeczywistością jest to, że w przypadku większości wystąpień dla większości słuchaczy odpowiedź na to pytanie brzmi ,,bo mi kazali’’. Może być tak, że zmuszają ich do tego przepisy obowiązujące w ich miejscu pracy, może wysłał ich szef, być może muszą wysłuchać wystąpienia by otrzymać jakiś dyplom lub ocenę[A]
[A]Moim zdaniem obowiązek uczestnictwa w wystąpieniach wpływa destrukcyjnie także na jakość wystąpień, gdyż prelegent, jak by nie się nie zaprezentował ma gwarancję pełnej sali. Słuchacze zaś zwykle i tak nie słuchają i niewiele z takich wystąpień wynoszą.

. Nie ułatwia to pracy prelegentowi, gdyż znacznie trudniej nawiązać kontakt ze słuchaczami, którzy obecni są wbrew swojej woli. Mimo to przygotowując prezentację powinniśmy zastanowić się, jaka odpowiedź mogłaby usatysfakcjonować naszych słuchaczy. Przygotowując prezentację powinniśmy starać się przygotować ją dla słuchaczy. Przygotowując się trzeba się zastanowić:
  • Kto będzie nas słuchał?
  • Co może go zainteresować i zaangażować?
  • Jakich treści powinniśmy unikać?
  • Jaka wiedza, wiążąca się z naszym wystąpieniem może im się przydać w przyszłości?
Gdy udzielimy sobie odpowiedzi na te pytania przygotujmy wstęp do wystąpienia. Warto w nim przekonać słuchaczy, że ich cenny czas, który poswięcają (nawet wbrew woli) na naszą prezentację jest dobrze wykorzystany. Wiąże się to ściśle z drugim pytaniem:

Co stąd wyniosę?

Oczywiście nie chodzi o długopis czy kalendarz (choć często są to jedyne wartościowe rzeczy wynoszone z konferencji). Niezwykle ważne jest, by nasza prezentacja miała jasną myśl przewodnią i by dawała słuchaczom poczucie, że czegoś się nauczyli. Jeżeli nie potrafimy streścić prezentacji w jednym zdaniu, to znaczy że nie mamy jasno sprecyzowanej myśli przewodniej. Przygotujmy materiał tak, by był on ciekawy i użyteczny tak, jak to tylko możliwe. We wstępie prezentacji powiedzmy, o czym będziemy mówić, później przedstawmy treści i podsumujmy mówiąc, co powiedzieliśmy. Dzięki temu jest większa szansa, że słuchacze coś wyniosą i będą zadowoleni z uczestnictwa w naszym wystąpieniu. Przygotujmy się jak najstaranniej do wystąpienia, aby wykazać się kompetencją.

Dlaczego akurat Ty masz mnie czegoś uczyć?

Ostatnie z pytań jest pytaniem o nasze kompetencje. Przygotowując się do prezentacji zastanówmy się, jakie mamy doświadczenia, które sprawiają, że prezentowane przez nas treści mogą być dla słuchaczy użyteczne. W przypadku studentów i młodych pracowników jest to szczególnie trudne, gdyż zwykle pozbawieni są doświadczenia, które już posiadają słuchacze. Mimo to warto przemyśleć i wykorzystać swoje atuty. Być może mamy doświadczenie w podobnej branży? Może przeciwnie - doświadczenie w innej branży daje nam świeże spojrzenie na prezentowane treści? Może byliśmy wolontariuszami w jakiejś organizacji i nauczyliśmy się czegoś ważnego, co ułatwia nam prezentowanie? Powodów, które czynią prelegenta interesującym może być wiele. Użyjmy wyobraźni i przekonajmy słuchaczy (a przynajmniej spróbujmy to zrobić) że warto nas wysłuchać.

Wybór prezentowanych treści

Gdy już przemyślisz, co chcesz przekazać swoim słuchaczom musisz zastanowić się, w jaki sposób to zrobić. To Ty jesteś twórcą wystąpienia, więc możesz wybrać to, co uznasz za stosowne. Pamiętaj jednak o tym, że należy wybrać taki materiał, aby zainteresować słuchaczy i skłonić do samodzielnego poszerzenia wiedzy, a nie próbować samemu wszystko im przekazać. Przekazanie wszystkiego co wiesz i tak nie będzie możliwe, a tego próba tylko utrudni słuchaczom odbiór wystąpienia. Trudniej będzie im też wyłuskać myśl przewodnią wystąpienia i zapewne niewiele z niego zapamiętają.
Wybierając prezentowane treści skup się na tych, które będą dla słuchaczy najciekawsze lub najbardziej użyteczne. Pamiętaj, że treści te mają popierać tezy, które prezentujesz.
Gdy już wybierzesz i zapiszesz, co chcesz przedstawić, pora przygotować materiały pomocnicze.

Materiały pomocnicze

Obraz wart jest więcej niż tysiąc słów... To chińskie powiedzenie jest bardzo popularne wśród specjalistów od reklamy i marketingu. Być może coś w nim jest. Przygotowując prezentację warto pomyśleć, jakimi materiałami moglibyśmy poprzeć prezentowane przez siebie tezy? W świecie komputerów niemal każdej prezentacji towarzyszy pokaz slajdów z rzutnika multimedialnego. Zanim przejdziemy do omówienia podstaw ich przygotowania, warto uświadomić sobie istnienie innych materiałów.

Niektóre materiały pomocnicze (z wyłączeniem pokazu slajdów)

  1. Tablica (biała lub czarna) - przez lata podstawowe narzędzie nauczycieli. Choć obecnie rzadko używana ma ogromną zaletę, jaką jest niskie tempo prezentowanego przy jej pomocy materiału. Wszystkie skomplikowane wzory, trudne dowody logiczne itd. powinny (moim zdaniem) prezentowane być przy jej pomocy. Daje to słuchaczom możliwość nadążenia za tokiem rozumowania prowadzącego. Warunkiem skutecznego wykorzystania tablicy jest staranność w pisaniu na niej i systematyczność. Nie należy zapełniać jej w przypadkowej kolejności. Warto w domu, na kartce przećwiczyć rysowanie diagramów a nawet kolejność zapisywania poszczególnych wzorów.
  2. Epidiaskop i rzutniki przeźroczy - w dzisiejszych czasach z powodzeniem wyparte przez rzutniki multimedialne i opisywaną niżej kamerę podłączoną do komputera. Nie znam zastosowań, w których mogą się przydać oprócz sal, gdzie nie ma komputera ani rzutnika, a ze względów historycznych epidiaskop jest.
  3. Kamera podłączona do komputera prelegenta. Umożliwia pisanie na kartce, na którą skierowana jest kamera, będąc substutytem tablicy. Umożliwia także pokazywanie szerszej publiczności drobnych przedmiotów i ilustracji bez konieczności ich powielania.
  4. Wszelkiego rodzaju pomoce takie jak globus, równia pochyła, wahadło, jabłko itd. pozwalają uatrakcyjnić wystąpienie zwykle znacznie bardziej, niż pokaz slajdów. Warto przemyśleć, czy naszego wystąpienia nie da się uatrakcyjnić w taki sposób!
  5. Materiały wideo. Odtwarzanie filmów w trakcie wystąpień może być pomocne, trzeba jednak bardzo uważać na to, że zwykle jest to okazja do rozluźnienia atmosfery i uczestnicy mogą zacząć rozmawiać lub po prostu spać, szczególnie jeżeli film jest zbyt długi. Ponadto film musi dobrze ilustrować omawiany temat, a nie być znaleziony przy okazji i na siłę wpasowany w prezentację (bo nam wydaje się ładny/ciekawy).
  6. Materiały audio. Moim zdaniem, z wyjątkiem prezentacji utworów muzycznych i zjawisk, których nie da się opisać inaczej nie należy w prezentacjach korzystać z nagrań wyłącznie dźwiękowych. Słuchaczom trudno za nimi nadążyć, nie wielkiej możliwości odniesienia się do nich ani interakcji z prelegentem w trakcie odtwarzania.

Pokaz slajdów

Pokaz slajdów obecnie niemal całkowicie wyparł inne pomoce (a szkoda). Jego przygotowanie jest stosunkowo proste (z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania). Niestety, łatwość przygotowania slajdów jest także ich największym minusem: przygotowuje się je często bez zastanowienia a w efekcie - źle. Najważniejsze: slajdy powinny być uzupełnieniem prezentacji, a nie zastępować ją. Przedstawię najpierw błędy najczęciej popełniane przy przygotowywaniu prezentacji:
  1. Zbyt dużo slajdów. Dobrym zwyczajem jest przygotowanie slajdów tak, aby o każdym mówić od 30 sekund do 2 minut. Zwykle na 20 minutową prezentację wystarcza 10-20 slajdów, a na godzinną - 30-60. Przygotowywanie prezentacji składającej się z kilkuset(!) slajdów wcale nie jest rzadkością i prowadzi do tego, że prelegent w pośpiechu przeskakuje do kolejnych slajdów pomijając te mniej istotne. A przecież mógł już w domu wybrać te istotne slajdy, a nie przed publicznością pokazywać, że to co przygotował nie jest ważne. Często prelegenci przygotowują wiele slajdów w zbędnej obawie, że skończą zbyt wcześnie. Zbędnej, gdyż po pierwsze w przypadku prezentacji większość słuchaczy się z tego ucieszy. Po drugie - jeżeli jesteśmy dobrze przygotowani, to zwykle o każdym slajdzie powiemy co najmniej tyle, ile planowaliśmy i czas wykorzystamy w całości. Jeżeli obawa przed przedwczesnym skończeniem tak nas dręczy, to warto rozważyć przygotowanie materiałów dodatkowych, którymi uzupełnimy naszą prezentację w razie gdy zostanie nam wolny czas. W większości przypadków niedopuszczalne jest przeciąganie prezentacji ponad wyznaczony czas.
  2. Zbyt dużo tekstu na slajdach. Większość słuchaczy potrafi czytać. Jeżeli chcemy poprowadzić prezentację czytając slajd za slajdem, to szkoda na to czasu naszego i słuchaczy. Ponadto, słuchacze czytają ,,w myślach’’ szybciej niż my i zamiast nas słuchać będą sobie czytać slajdy, a później odpoczywać. Na slajdach oprócz tytułu powinny się znajdować maksymalnie 4 linijki tekstu, najlepiej w formie wypunktowań lub wyliczeń. Najlepiej, gdy slajdy zawierają dużo ilustracji, wykresów itp. (patrz punkt niżej).
  3. Wykresy i ilustracje są nieczytelne. W wielu prezentacjach wykresy posiadają opisy czcionką 12pt, lub też składają się z 9 mniejszych wykresów lub wykonane są ciekną linią. Tymczasem rzutniki prezentują obraz nieporównywalnie gorzej niż ekran monitora i są nieczytelne dla publiczności. Z tych samych powodów ilustracje nie powinny zawierać zbyt wielu szczegółów.
  4. Tło prezentacji i kolor liter czynią ją nieczytelną. Ciekawą możliwością udostępnianą przez każde oprogramowanie do przygotowywania prezentacji jest możliwość zmiany koloru tła (a nawet ustawienia jakiegoś obrazka w tle) i tekstu. De gustibus non est disputandum, jednak slajdy są tylko pomocą w prowadzeniu prezentacji i jako takie nie mają odwracać uwagi słuchaczy. Atrakcyjne tło i zabawna czcionka nie powinny przeszkadzać nam w prezentowaniu. Wiele prezentacji, wygrywających międzynarodowe konkursy ma jednolite jasne i czarne litery. Warto o tym pamiętać.
  5. Przejścia między slajdami rozpraszają uwagę słuchaczy. Druga ciekawa możliwość współczesnego oprogramowania do prezentacji to tzw. przejścia między slajdami. Możemy dodawać kolejne efekty zanikania i pojawiania się slajdów. Więcej nawet, możemy sprawić, że zmienianiu slajdów będzie towarzyszył dźwięk werbla lub marszu imperialnego. Zanim z tego skorzystamy zastanówmy się jednak trzy razy, czemu ma służyć prezentacja: przekazaniu jakiejś treści, wpłynięciu na uczestników lub przekonaniu ich do czegoś, czy rozbawienie efektami prezentacji? Jedynie w ostatnim przypadku atrakcyjne przejścia mogą się przydać (z jednym wyjątkiem opisanym poniżej). Byłem już uczestnikiem wystąpień, z których słuchacze jedyne co pamiętali, to śmieszne przejścia między slajdami. Pamiętajmy, że raz utraconą uwagę słuchaczy trudno odzyskać.
    Wyjątek od reguły: niezależnie od naszych chęci, przygotowania i zaangażowania w trakcie prezentacji część słuchaczy ,,wyłączy się’’. Zanim podsumujemy prezentację warto zwrócić uwagę, że dobiega ona końcowi (co przyciągnie na chwilę uwagę ,,nieobecnych’’). Jedną z metod towarzyszących zapowiedzi, że zmierzamy do końca jest właśnie wykorzystanie jakiegoś efektu sugerującego zamknięcie dotychczasowych rozważań.
  6. Rzutnik nie działa... Z własnego doświadczenia wiem, że szansa na popsucie się rzutnika w trakcie prezentacji jest nadspodziewanie duża. Dlatego też nigdy nie możemy w całości opierać wystąpienia o posiadane slajdy.
  7. Zbyt trudne treści na slajdach. Jeżeli mamy do zaprezentowania bardzo złożone wzory, tabele, długie cytaty itd. warto uświadomić sobie, że i tak słuchacze ich nie zrozumieją ani nie zapamiętają. Niemal zawsze nie warto ich prezentować (chyba że jako ciekawostkę). Jeżeli jednak czujemy się zobowiązani do ich przedstawienia, gdyż są konieczną według nas częścią treści, zastanówmy się nad zapisaniem ich na tablicy lub też rozdaniem w postaci wydrukowanej każdemu z uczestników.
Przygotowując materiały do wystąpienia warto pamiętać o kilku, zebranych z różńych źródeł, zasadach.
  1. Zasady pierwszeństwa, zakończenia i powtarzalności - zasady te mówią, że najwięcej zapamiętuje się tego, co było na początku, końcu prezentacji oraz materiały o których się mówi najczęściej. Jeżeli chcemy przekazać coś istotnego, warto umieścić to na początku lub końcu lub też powtórzyć to kilkukrotnie.
  2. Statystycznie przeciętny człowiek jest w stanie skupić się na cudzej wypowiedzi przez kilka minut. Warto więc dać mu czas na zebranie myśli uzupełniając wystąpienie materiałami pomocniczymi, przerwami na pytania lub (najlepiej ciekawą) angedotę.
  3. Podczas przygotowywania materiałów graficznych warto pamiętać, że miejscem na które zwykle ludzie patrzą najpierw jest ,,serce’’ obrazu, tj. miejsce nieco na lewo i powyżej środka obrazu. Tam powinny znaleźć się szczególnie ważne rzeczy.
  4. Człowiek (przynajmniej w naszej kulturze) jest przyzwyczajony do czytania z lewej strony do prawej i z góry na dół. Podobnie poszukuje informacji na ilustracjach. Zwykle nie jest dobrym pomysłem zaburzanie tego kierunku, przez umieszczanie informacji w odwrotnej kolejności.
  5. Jeżeli przedstawiasz wiele slajdów, na początku przedstaw plan wystąpienia, aby każdy wiedział czego się spodziewać. Warto między głównymi częściami prezentacji powtórzyć ten plan, aby pokazać na jakim etapie jesteśmy.
  6. Koniecznie numeruj slajdy, aby uważny słuchacz mógł się do nich odnieść. Warto też przedstawić, ile slajdów jest razem, aby słuchacz wiedział, ,,jak długo to jeszcze potrwa’’. Numeracja wtedy ma postać np. 1/30, 2/30 itd.
  7. Podziel prezentację na Wstęp, Rozwinięcie i Podsumowanie. Prezentując, we wstępie powiedz o czym będziesz mówił, potem rozwiń to a na końcu podsumuj (patrz też pkt. 1). Zanim przejdziesz do podsumowania wyraźnie zaznacz, że kończysz wystąpienie. Da to szanse na obudzenie się niektórym słuchaczom zanim zaprezentujesz podsumowanie wypowiedzi.
  8. Pamiętaj, że wystąpienie to nie powieść sensacyjna. Jeżeli chcesz, by ktoś zapamiętał coś z Twojej prezentacji nie ukrywaj ważnych informacji do końca wystąpienia. Wręcz przeciwnie - na początku zapowiedz, co ważnego powiesz, a na końcu to powtórz.
  9. Pamiętaj, że tytuł prezentacji może być ostatnią rzeczą, która dotrze do słuchacza. Niech ten tytuł zachęca do wysłuchania. Lepiej więc prezentację zatytułować ,,Mendel został oszukany!’’ niż ,,Modelowanie zgodności wyników G. Mendla z zadanymi rozkładami statystycznymi’’ itd.
Podsumowując część o przygotowaniu materiałów pomocniczych podkreślam - materiały mają pomagać prelegentowi, a nie zastępować go ani mu przeszkadzać.

Sprzęt

Przygotowując się do wystąpienia powinniśmy (jeżeli tylko mamy taką możliwość) przygotować sprzęt, z którego będziemy korzystać. Powinniśmy przede wszystkim dowiedzieć się:
  1. jak włączyć/wyłączyć mikrofon?
  2. jak obsługiwać komputer i rzutnik, przy pomocy którego wyświetlimy nasze slajdy?
  3. kto jest odpowiedzialny za sprzęt, z którego będziemy korzystać?
  4. czy dostaniemy potrzebny sprzęt, czy musimy posiadać własny?
  5. w jaki sposób będziemy zmieniać slajdy? Czy będzie nam towarzyszyła osoba za to odpowiedzialna, czy dostaniemy pilota do zmieniania slajdów czy wreszcie będziemy zmuszeni co chwilę podchodzić do pulpitu z komputerem by nacisnąć ,,dalej’’?
Wśród sprzętu, który musimy przygotować we własnym zakresie zwykle znajduje się wskaźnik (laserowy lub ,,analogowy’’, jak np antenka). Warto mieć własny (lub przynajmniej przez siebie przygotowany) laptop, choć często zmuszeni będziemy do skorzystania ze sprzętu organizatora. Dlatego też zawsze należy mieć materiały pomocnicze nagrane na płytę CD oraz na pamięć typu Flash (pendrive).

Sala i czas wystąpienia

Ważną częścią przygotowania się do wystąpienia jest zapoznanie się z salą, w której wystąpienie będzie miało miejsce. Jeżeli tylko jest taka możliwość, zobaczmy ją jak najwcześniej. Dowiedzmy się:
  1. Jak ustawione są krzesła? Jeżeli chcemy, aby słuchacze pracowali w grupach, to czy to w ogóle będzie możliwe?
  2. Czy wszyscy słuchacze będą widzieli ekran? Czy będą widzieli nas?
  3. Gdzie będziemy stać, aby było nas słychać i widać?
  4. Czy w sali jest klimatyzacja? Jak się ją obsługuje?
  5. Czy nasze wystąpienie będzie przez przerwą/po przerwie?
Ostatnie z pytań jest o tyle ważne, ze tuż przed przerwą obiadową słuchacze są najmniej skupieni, a przedłużenie choćby o minutę może być bardzo źle odebrane, a tuż po - słuchaczy będzie najmniej, a wielu się zapewne spóźni.

Absolutnym minimum jest posiadanie wiedzy gdzie jest sala, kto ma do niej klucze i kiedy jest wystąpienie (wielokrotnie słyszałem i kilkukrotnie spotkałem się z prelegentami, którzy spóźnili się, gdyż szukali sali lub też wcale na wystąpienie nie dotarli).

Przed samym wystąpieniem powinniśmy zadbać o to, by sala była wywietrzona, by nie było w niej zbyt zimno ani zbyt ciepło oraz by na sali było tak jasno jak tylko możliwe, pamiętając jednak o tym, by obraz z rzutnika pozostał widoczny.